<< Zpět do Vzdělávacího centra

V rámci evidence a tvorby smluv (viz Jak evidovat v Caflou smlouvy 📺) nyní můžete:

  1. přímo z Caflou odeslat e-mailem smlouvy k digitálnímu podpisu partnerům, zákazníkům, zaměstnancům či dodavatelům (varianta "Digitálně podepsat (e-mailem)")
  2. podepsat smlouvu přímo v Caflou bez nutnosti ji k podpisu odeslat e-mailem (varianta "Podepsat tady a teď")

💡 Tip: digitálně podepsat v Caflou lze kromě smluv také dodací listy a objednávky vytvářené přímo v Caflou

Varianta "Digitálně podepsat (e-mailem)"

Využijete v případě, kdy smlouvu dává smysl k podpisu všem podepisujícím stranách odeslat e-mailem.

📺 Podívejte se, jak v rámci contract managementu pracovat s digitálním podepisováním smluv:

Varianta "Podepsat tady a teď"

Využijete v případě, kdy smlouvu podepisujete na místě (např. se zákazníkem u něj doma) nebo ji nelze odeslat e-mailem (např. podepisující nemá e-mail). Podepsat smlouvu můžete i na mobilu nebo tabletu.

📺 Podívejte se, jak používat funkci "Podepsat tady a teď":

💡 Tip: Podepisovanou smlouvu lze kdykoliv odvolat (např. při nutnosti změny obsahu smlouvy). Aktivně podepisovanou smlouvu odvoláte z Logu dig. podpisu kliknutím na křížek vpravo. Pro odvolání lze uvést důvod, který je pak adresátům smlouvy odeslán emailem.

Doplňující informace

  • Pro digitální podepisování smluv používáme technologii Zoho Sign. (žádná registrace v této službě z vaší strany není nutná, nemusíte pořizovat licenci atd.) 
  • Za každou smlouvu odeslanou k podpisu strhneme z kreditu 20 Kč/1 EUR/1 USD (podle toho, v jaké měně je nastaven váš účet v Caflou).
  • Podepsaná smlouva je uložena v Caflou, všichni podepisující ji také dostanou automaticky emailem, jakmile je smlouva odepsána všemi podepisujícími.

Digitální podpis a zákon

Zákon č. 297/2016 Sb. určuje v § 7, že k podepisování elektronickým podpisem lze použít zaručený elektronický podpis, uznávaný elektronický podpis, případně jiný typ elektronického podpisu, podepisuje-li se elektronický dokument, pokud nejde o veřejnoprávní subjekt, nebo jednání směrem k veřejnoprávnímu subjektu. Toto ustanovení tedy dává všem druhům elektronického podpisu účinky vlastnoručního podpisu. (zdroj)

Smlouvy, které lze skrze Caflou technologií Zoho Sign podepsat

  • Smlouvy o dílo
  • Smlouva o poskytování služeb
  • Kupní smlouvy, jejichž předmětem jsou věci movité
  • Kupní smlouvy na věci nemovité, které se nezapisují do veřejného seznamu
  • Smlouvy o zápůjčce movitých věcí – včetně případné zápůjčky finančního plnění (peněz)
  • Smlouvy o výpůjčce movitých věcí
  • Nájemní smlouvy – a veškeré další dokumenty související s nájmem
  • Smlouvy o ubytování
  • Licenční smlouvy, které upravují práva duševního vlastnictví
  • Úvěrové smlouvy
  • Smlouvy o úschově
  • Smlouvy o uskladnění
  • Příkazní smlouvy
  • Zprostředkovatelské smlouvy
  • Přepravní smlouvy
  • Smlouvy o obchodním zastoupení
  • Personální dokumenty (smlouvy, jejichž předmětem je vznik, změna nebo zánik pracovněprávního vztahu, musí být podepsány osobně (na tabletu/mobilu), ostatní lze na dálku)
  • Dohody o mlčenlivosti

Uvedený výčet není úplný. Jedná se pouze o nejběžnější používané smluvní dokumenty. Existují další typy dokumentů, které lze v Caflou technologií Zoho Sign podepsat, např.

  • Dodací listy
  • Servisní listy
  • Montážní listy
  • Předávací protokoly
  • Obchodní podmínky
  • atd.

Smlouvy, které nelze skrze Caflou technologií Zoho Sign podepsat

Právní předpisy stanoví u určitých typů smluvních dokumentů přísnější pravidla pro jejich podepisování. U takovýchto typů smluv není možné digitální podpis v Caflou použít, jelikož je pro uzavření těchto smluv potřeba úředně ověřený podpis, vlastnoruční podpis, podpis ve formě notářského zápisu, nebo vyšší forma uznávaného elektronického podpisu. Jde např. o tyto typy smluv:

  • Dokumenty, kdy na jedné straně bude fyzická / právnická osoba a na straně druhé bude veřejnoprávní subjekt – tj. například dokumenty určené pro úřady, soudy, policejní orgány a další veřejnoprávní orgány
  • Smlouvy upravující společné jmění manželů
  • Smlouvy, které upravují vztahy mezi manželi během rozvodu
  • Smlouvy, které zakládají obchodní společnosti a družstva
  • Smlouvy a dokumenty, které by upravovali otázky dědictví
  • Kupní smlouvy na věci nemovité, které se zapisují do veřejných seznamů (tj. zejména katastr nemovitostí)
  • Podpisy cenných papírů a směnek

Uvedený výčet není úplný. Jedná se pouze o nejběžnější používané smluvní dokumenty, u kterých je zcela výslovně právními předpisy vyžadován určitý kvalifikovaný způsob podepsání. Existují další typy dokumentů, které nelze v Caflou technologií Zoho Sign podepsat.